Plus personne ne trie les formulaires et les e-mails à la main. Votre système lit chaque demande, la classe selon vos critères et prépare la suite : votre équipe ne voit que les dossiers qui valent un appel.
Réponse en quelques secondes · Déploiement sous 48 h ouvrées¹
Chaque demande est triée selon le budget indiqué, et le prospect reçoit une réponse en quelques secondes. Votre équipe n'a rien à faire.
Plusieurs systèmes : un par site, marque ou équipe, avec un formulaire et une livraison pour chacun.
Les demandes les plus chaudes en premier · Déploiement sous 48 h ouvrées¹
Chaque demande est lue et classée par urgence, les plus chaudes en premier : besoin, budget, qui décide, pour quand. Au-dessus de votre seuil, une alerte Slack part tout de suite.
Plusieurs systèmes : un par site, marque ou équipe, avec un formulaire et une livraison pour chacun.
Fondé sur vos documents · Déploiement sous 48 h ouvrées¹
Les réponses de suivi s'appuient sur vos documents et sont relues par l'équipe ; le contact est créé dans HubSpot.
Plusieurs systèmes : un par site, marque ou équipe, avec un formulaire et une livraison pour chacun.
Tier 2 et Tier 3 : prix par défaut, un appel de cadrage est recommandé avant de payer. Réserver l'appel →
* Licence d'exploitation définitive, sans abonnement IMPERIUM AGENCY. Un paiement unique, puis seulement les frais de vos outils, réglés directement chez leurs fournisseurs.
Calculez ce que l'administratif vous coûte par an · 2 minutes, sans laisser d'e-mail
Cette vue montre l'architecture livrée par défaut. La vôtre dépend de votre commande et de vos réponses au formulaire de réglage.
Votre besoin ne rentre dans aucune case ? Configurez votre sur-mesure
Cinq systèmes, quinze Tier
Dans l'automatisation, le prix arrive souvent après un appel de découverte, et vos scénarios tournent sur le compte de l'agence, qui vous les loue au mois. Le jour où vous arrêtez de payer, tout s'arrête. Ici, vous payez une fois et la licence est définitive. L'équipe IMPA installe votre système, vous autorisez l'accès à vos outils par un lien, sans jamais donner de mot de passe, et vos données restent chez vous.
Réponse automatique aux demandes hors cible, en quelques secondes.
Ce qui est lu dès l'arrivée : le budget indiqué (Flash), puis, aux Tier suivants, le besoin, le budget, qui décide et l'urgence, pris dans le message lui-même.
Un cabinet de recrutement reçoit 60 demandes par semaine, dont une vingtaine sous son budget minimum. Celles-là reçoivent en quelques secondes une réponse polie à son nom. L'équipe ne lit plus que les 40 autres, déjà rangées dans Notion.
Une demande en anglais, en espagnol ou en chinois est lue et classée comme les autres.
Résumé, classement et réponse de suivi rédigés en français pour votre équipe.
Un hôtel de 40 chambres à Annecy reçoit par son formulaire une trentaine de demandes de groupes par mois, dont un tiers en anglais ou en espagnol. Chacune est classée avec les mêmes critères et résumée en français. Plus aucune n'attend le retour de congé de la seule collègue bilingue.
Chaque demande est classée par urgence : vous voyez d'abord celles qui ne peuvent pas attendre.
Le besoin, l'urgence, le budget et le décideur sont lus et résumés en quelques lignes.
Une agence web reçoit une quarantaine de demandes par mois. Le jour où une PME écrit avec 25 000 € de budget et une mise en ligne avant mars, l'alerte Slack arrive dans la minute avec le résumé. Les petites demandes attendent dans Notion, sans se perdre.
Vos données restent dans vos outils. Licence d'utilisation définitive, installée par l'équipe IMPA.
Écriture directe dans votre base Notion (Airtable ou tableur sur demande).
Un cabinet d'avocats d'affaires refusait que les demandes de ses prospects passent par un outil supplémentaire. Elles arrivent dans sa propre base Notion, sur son compte. Aucun abonnement IMPERIUM AGENCY à payer chaque mois : seuls les frais de ses outils restent à sa charge.
Après la signature, plus personne ne crée les dossiers à la main. Dès que le nouveau client est confirmé, votre système crée ses dossiers, sa fiche et son e-mail d'accueil.
Déploiement sous 48 h · Espace prêt en une minute
Votre formulaire « nouveau client » déclenche tout : le dossier Drive et ses sous-dossiers sont créés, l'e-mail de bienvenue est envoyé aussitôt.
Plusieurs systèmes : un par site, marque ou équipe, avec un formulaire et une livraison pour chacun.
Déploiement sous 72 h · Pièces manquantes réclamées
Le système crée la fiche Notion de l'espace client, ouvre le salon Slack (Discord sur demande) et envoie au client la liste des pièces manquantes.
Plusieurs systèmes : un par site, marque ou équipe, avec un formulaire et une livraison pour chacun.
Lancement complet · Déploiement 5 jours ouvrés
L'accord de confidentialité est rempli depuis votre modèle, la liste des accès à demander est prête pour chaque client et le contact est créé dans HubSpot.
Plusieurs systèmes : un par site, marque ou équipe, avec un formulaire et une livraison pour chacun.
Tier 2 et Tier 3 : prix par défaut, un appel de cadrage est recommandé avant de payer. Réserver l'appel →
Cette vue montre l'architecture livrée par défaut. La vôtre dépend de votre commande et de vos réponses au formulaire de réglage.
Dossier Drive, sous-dossiers et fiche Notion créés dès l'envoi du formulaire « nouveau client ».
Sous-dossiers Documents, Livrables et Échanges créés sans saisie, au nom du client.
Une agence de communication à Nantes signe quatre ou cinq clients par mois. Créer le dossier Drive, ses sous-dossiers et écrire l'e-mail d'accueil lui prenait une bonne demi-heure à chaque fois. Aujourd'hui, le formulaire « nouveau client » part et le client a le lien de son dossier dans la minute.
Accord de confidentialité rempli depuis votre modèle, prêt à signer (signature électronique sur demande).
Le client reçoit un e-mail qui liste chaque pièce ou accès manquant, sans que personne ne l'écrive.
Une prestation oubliée, une heure hors devis, une facture payée avec trois semaines de retard : votre système passe vos dossiers en revue, prépare les relances et rapproche chaque paiement de sa facture.
Déploiement sous 48 h · Pertes chiffrées à votre taux
Pour chaque dossier envoyé, le travail fait est comparé au devis et à la facture : les prestations non facturées sont repérées et la perte est chiffrée à votre taux.
Plusieurs systèmes : un par site, marque ou équipe, avec un formulaire et une livraison pour chacun.
Déploiement sous 72 h · Chaque facture vérifiée
Chaque facture est vérifiée face au devis, les retards sont repérés et une relance adaptée au retard est rédigée, puis relue par l'équipe.
Plusieurs systèmes : un par site, marque ou équipe, avec un formulaire et une livraison pour chacun.
Rapprochement Stripe · Déploiement 5 à 7 jours ouvrés
Le paiement est lu chez Stripe et rapproché de la facture et du virement déclaré, les pénalités sont calculées, et une mise en demeure est prête si l'impayé est sérieux.
Plusieurs systèmes : un par site, marque ou équipe, avec un formulaire et une livraison pour chacun.
Tier 2 et Tier 3 : prix par défaut, un appel de cadrage est recommandé avant de payer. Réserver l'appel →
Cette vue montre l'architecture livrée par défaut. La vôtre dépend de votre commande et de vos réponses au formulaire de réglage.
État clair de chaque facture : soldée, partielle ou en impayé sérieux.
Lecture du paiement chez Stripe ; livrables à retenir signalés, la décision vous revient.
Un bureau d'études à Lyon facture 4 500 € et son client n'en règle que 3 000 par Stripe. La facture passe en « partielle », l'équipe reçoit une alerte, et aucune relance ne part au client tant que personne n'a décidé quoi faire.
Heures en plus et petites demandes hors devis chiffrées à votre taux.
Comparaison du travail réellement fait au devis et à la facture, dossier par dossier.
Une agence de motion design vend une vidéo à 6 000 € au forfait. Deux allers-retours de montage et une version courte pour Instagram n'étaient pas au devis. Le dossier ressort avec 7 heures non facturées, soit 595 € à 85 € de l'heure, à ajouter avant d'envoyer la facture.
Alerte dès que la facture passe dans le scénario avec un retard.
Alerte Slack et relance prête avec votre lien de paiement en ligne.
Chez un cabinet de traduction, une facture de 1 800 € a 9 jours de retard. L'alerte arrive sur Slack avec une relance courtoise déjà rédigée et le lien « Régler en ligne ». L'assistante la relit et l'envoie, sans écrire l'e-mail elle-même.
Moins de réunions de passation, moins de « ce n'était pas prévu ». Votre système lit ce qui a été signé, découpe le travail en tâches et chiffre chaque demande qui sort du devis.
Déploiement sous 48 h · Moins de réunions
Le système lit le contrat signé et les notes du commercial, en tire les livrables et donne à l'équipe une feuille de route claire.
Plusieurs systèmes : un par site, marque ou équipe, avec un formulaire et une livraison pour chacun.
Déploiement sous 3 à 5 jours ouvrés · Projet créé dans ClickUp
Le projet est créé automatiquement dans ClickUp (Asana, Linear ou Notion sur demande), le travail est découpé en tâches et les dates d'étape sont calculées.
Plusieurs systèmes : un par site, marque ou équipe, avec un formulaire et une livraison pour chacun.
Déploiement 5 à 7 jours ouvrés · Avenant prêt
Chaque demande du client est comparée au devis signé. Le surcoût est estimé, l'avenant est prêt en PDF et le contact est enregistré dans HubSpot.
Plusieurs systèmes : un par site, marque ou équipe, avec un formulaire et une livraison pour chacun.
Tier 2 et Tier 3 : prix par défaut, un appel de cadrage est recommandé avant de payer. Réserver l'appel →
Cette vue montre l'architecture livrée par défaut. La vôtre dépend de votre commande et de vos réponses au formulaire de réglage.
Moins de malentendus entre vente et technique. Ce qui a été promis est écrit.
Le devis et les notes du commercial sont lus, puis une fiche de lancement est rangée dans Notion.
Dans une agence de développement de 12 personnes, le commercial vend une application avec connexion par Apple et export vers le logiciel comptable. Avant, le développeur le découvrait en cours de projet. Maintenant, dès que le devis signé passe dans le formulaire, la fiche arrive sur Slack avec les livrables et les contraintes.
Chaque demande est comparée au devis, et un avenant chiffré protège votre marge.
Chaque demande du client est comparée au devis initial, et l'avenant est prêt en PDF.
Un studio de design signe un site de 8 pages. À mi-parcours, le client demande un espace membre « en plus, vite fait ». La demande est comparée au devis, sort du cadre, et un avenant chiffré à 2 400 € est prêt en PDF. Le chef de projet le relit et l'envoie avant de commencer, pas après.
Le compte rendu du lundi ne se prépare plus le dimanche soir. Votre système rassemble les chiffres de la période, écrit l'analyse en français, anglais et espagnol, et repère les missions qui vous font perdre de l'argent.
Déploiement sous 48 h · Synthèse en 3 langues
Les chiffres d'une source principale, rassemblés et commentés dans un compte rendu en français, anglais et espagnol.
Plusieurs systèmes : un par site, marque ou équipe, avec un formulaire et une livraison pour chacun.
Déploiement sous 72 h · Documents prêts à l'envoi
Les chiffres de publicité, du CRM et des encaissements sont croisés, les écarts expliqués par écrit, et un rapport PDF est construit sur votre modèle.
Plusieurs systèmes : un par site, marque ou équipe, avec un formulaire et une livraison pour chacun.
Déploiement 5 jours ouvrés · Missions à perte repérées
Les heures passées sur chaque mission sont comparées au forfait facturé pour repérer les clients à perte. Chaque trimestre, un diaporama et son texte de présentation sont prêts.
Plusieurs systèmes : un par site, marque ou équipe, avec un formulaire et une livraison pour chacun.
Tier 2 et Tier 3 : prix par défaut, un appel de cadrage est recommandé avant de payer. Réserver l'appel →
Cette vue montre l'architecture livrée par défaut. La vôtre dépend de votre commande et de vos réponses au formulaire de réglage.
Les chiffres de la période, et ce qu'ils veulent dire pour le client.
Vos chiffres lus, les tendances de marge repérées, et un texte prêt à présenter.
Une agence de publicité en ligne envoie un compte rendu mensuel à 18 clients, et la chargée de compte y passait son dimanche. Elle reçoit maintenant pour chacun les chiffres du mois et un texte qui commente la baisse de 12 % des demandes de devis en août. Il lui reste à relire.
Les clients qui consomment plus d'heures que leur forfait.
Le temps réellement passé par vos équipes est comparé automatiquement au forfait facturé.
Une agence SEO facture 1 500 € par mois à un site e-commerce. En septembre, l'équipe y a passé 31 heures pour un forfait calculé sur 15. Le dirigeant a le chiffre sous les yeux et revoit le tarif au renouvellement, au lieu de le découvrir en fin d'année.
Écrits directement dans chaque langue, avec les termes financiers du pays.
Le bilan écrit en même temps en français, anglais et espagnol, sans traduction mot à mot (autres langues en sur-mesure).
Un cabinet de conseil suit un client à Madrid et un autre à Londres. Le bilan du trimestre part dans le même envoi en espagnol, en anglais, et en français pour l'associé, avec les bons termes financiers. Plus personne ne le traduit le soir.
Entrée des demandes (autres canaux sur demande)
Demandes comprises quelle que soit leur langue (réponses en français)
Délai de traitement d'une demande
Tri des demandes hors cible
Prise en compte du budget déclaré
Fiches de suivi créées automatiquement
Lecture du message écrit par le prospect
Demandes classées par urgence
Alerte Slack immédiate sur demande prioritaire
Relances automatiques sur devis émis
Besoin résumé en quelques lignes
Réponses tirées de vos propres documents
Réponse aux questions fréquentes (tarifs, délais, conditions)
Réponses au ton de votre maison, relues avant envoi
Déclenchement dès le formulaire « nouveau client »
Espace de travail créé pour le client
Espace nommé et rangé au nom du client
Message d'accueil à votre nom (e-mail ou salon Slack)
Fiche client créée dans le tableau de bord de l'équipe
Fiche Notion de l'espace client préremplie
Ouverture du salon Slack dédié au client (Discord sur demande)
Message d'accueil automatique dans le salon
E-mail listant les pièces et accès à fournir
Salon nommé automatiquement d'après le client
Accord de confidentialité rempli depuis votre modèle
Accord prêt à signer (signature électronique sur demande)
Message d'accueil et consignes rédigés pour chaque client
Liste des accès à demander, adaptée aux outils du client
Contrôle à chaque envoi de votre formulaire
Écarts entre devis, facture et travail réel repérés automatiquement
Montant en jeu chiffré
Fiches de suivi dans votre espace Notion
Comparaison de chaque facture au devis
Statut du paiement contrôlé avant tout courrier
Rien ne part au client sans relecture de l'équipe
Relance rédigée selon le retard
Alerte immédiate sur retard ou impayé (Slack ou e-mail)
Lecture du paiement chez Stripe
Rapprochement du paiement Stripe, du virement déclaré et de la facture
Calcul des pénalités de retard à votre taux
Quitus en PDF si la facture est soldée (avoirs en sur-mesure)
Évaluation du risque d'après l'historique de paiement
Lecture automatique du devis signé
Lecture du périmètre exact promis au client
Document produit pour l'équipe
Fiche enregistrée dans votre base Notion
Outil mis à jour automatiquement (autres outils sur demande)
Temps de travail estimé à partir du devis
Décision claire : feu vert, devis à revoir ou avenant
Ce qui est chiffré
Alerte dès que le devis ne couvre pas ce qui est demandé
Demandes en plus repérées avant de commencer le travail
Alerte au chef de projet dès qu'une demande sort du contrat
Surcoût estimé pour chaque demande en plus
Avenant chiffré en PDF depuis votre modèle
Contact enregistré dans HubSpot
Sources de chiffres prises en compte
Chiffres clés de la semaine ou du mois rassemblés
Compte rendu écrit en phrases simples
Compte rendu rédigé en français, anglais et espagnol
Croisement de plusieurs sources de chiffres
Fiche Notion pour chaque rapport
Explication écrite de ce qui a fait bouger la marge et les ventes
Document de présentation généré automatiquement
Envoi par e-mail à l'adresse de votre choix
Missions à perte repérées
Projets qui prennent plus d'heures que prévu
Diaporama Google Slides pour la réunion de bilan
Texte de présentation pour le chargé de compte
Questions probables du client, avec des réponses chiffrées
Où vont vos données, ce que couvre votre licence, et pourquoi la licence ne demande aucun abonnement IMPERIUM AGENCY.
Pour un circuit particulier, plusieurs sociétés à relier ou des volumes hors catalogue, tout commence par un atelier de cadrage payant avec le fondateur : 45 minutes pour une question sur n'importe quel pilier, au prix après diagnostic. Si vous signez dans les 30 jours, le prix de l'atelier est déduit de votre système, vendu ensuite à un tarif unique définitif.